產品發表會怎麼辦？先決定辦給誰看，其他問題才有答案

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

老闆在會議上丟下一句：「下一季的新品，辦一場發表會吧。」

會議結束，這件事落到你桌上。你打開新的簡報檔，第一頁停在那裡很久——因為你不知道該從場地開始想，還是從媒體開始想，還是從預算開始想。

網路上找得到的答案大多長這樣：一份十二項的籌備清單，從選日子、找場地、發邀請函、訂便當一路列到伴手禮。清單本身沒錯，但它預設你已經知道自己要辦哪一種發表會了——而多數人卡住的地方，正是這一步。

這篇文章換一個順序來講。先幫你把「這場到底辦給誰看」決定掉，接著講四件多數人不知道、但真的會有法律後果的事，最後才回到場地跟預算。

第一個決定：這場是辦給誰看的

發表會大致分兩種，而這兩種除了名字一樣，其他幾乎沒有一樣。

對內的發表會：觀眾是通路、經銷商、業務團隊、加盟主。你要他們相信這個產品賣得動，然後回去下單、備貨、排面。

對外的發表會：觀眾是媒體、KOL、消費者。你要的是曝光、報導、社群素材，讓還沒聽過這個產品的人聽過。

	對內（通路、業務）	對外（媒體、消費者）
主要目的	讓他們有信心去賣	讓更多人知道
內容重心	規格、利潤結構、銷售話術、競品比較	故事、體驗、視覺、一句記得住的話
場地重點	座位舒適、聽得清楚、能做筆記、有討論空間	拍起來好看、動線順、有體驗區與拍照點
預算重心	內容與資料、餐飲與接待	主視覺、影音製作、傳播與媒體邀約
成功怎麼看	會後的訂單與備貨意願	報導露出、社群素材、名單

同一場活動硬要兩種都滿足，通常兩邊都做不好。通路想聽的利潤結構，媒體不會寫；媒體想拍的畫面，通路覺得在浪費時間。

如果預算真的只夠辦一場，比較實際的做法是分時段：白天辦通路場，晚上辦媒體場，場地租一天、佈置共用，但流程與講稿分開寫。

所以第一步不是找場地，是先把「辦給誰看」寫在簡報第一頁。這一頁定下來，後面每一個決定才有標準可以判斷。

產品發表會、記者會、成果發表會，不是同一種活動

這三個詞很常被混著用，然後整份企劃就照著錯的參照物開始長。

	產品發表會	記者會	成果發表會
主體	即將上市的東西	一則要讓媒體報導的訊息	已經完成的事（專案、計畫、學習成果）
主要觀眾	媒體、通路、消費者都可能	以媒體為主	內部、學員、家長、補助或委託單位
現場核心	展示與體驗區	發言台與提問	成果展示、簡報、頒獎
時間長度	較長，含體驗與交流	較短，講完提問就結束	視規模，常含多組報告
媒體需求	中到高	高	通常低

最常見的錯誤是拿成果發表會的規格去辦產品發表會。成果發表會的觀眾是「已經跟你有關係的人」——他們本來就會來、本來就有興趣，所以流程可以長、簡報可以多。但產品發表會的觀眾，很多是第一次接觸你，注意力只有前十五分鐘，你卻排了三場二十分鐘的簡報。

反過來也一樣。用產品發表會的規格辦成果發表會，會把預算大量花在主視覺與影音上，而台下的家長其實只想看到自己小孩上台那三分鐘。

先確認你辦的是哪一種，再去看別人的流程表。

你在台上講的那些話，法律上算廣告

整篇如果只有一段值得你抄下來給老闆看，是這一段。

很多人以為「廣告」是指電視廣告、報紙稿、網頁文案這種明確的宣傳品，至於發表會上講的話，只是口頭介紹，應該不算。

不是這樣。

依《公平交易法》第21條，事業不得在商品或廣告上，或以其他使公眾得知之方法，對於與商品相關而足以影響交易決定之事項，為虛偽不實或引人錯誤之表示或表徵。

關鍵在「其他使公眾得知之方法」這一句。公平交易委員會在《對於公平交易法第二十一條案件之處理原則》裡明確說明，這個範圍包含：舉辦產品（服務）說明會、事業提供資料予媒體報導、銷售人員於銷售場所口頭宣傳並發送資料等。

而「表示或表徵」的範圍也比一般人想的寬——文字、語言、聲音、圖形、記號、數字、影像、顏色、形狀、動作、物體或其他方式，只要足以表達或傳遞具商業價值的訊息，都算。

換成白話：你在台上講的每一句話、簡報上的每一個數字、現場展示牌上的每一行小字，法律看待它們的方式，跟看待一支電視廣告是一樣的。

那萬一真的被認定違反呢？依《公平交易法》第42條，主管機關可以限期令事業停止、改正行為或採取必要更正措施，並得處新臺幣 5 萬元以上、2,500 萬元以下罰鍰；屆期還沒停止或改正的，可以繼續限期並按次處新臺幣 10 萬元以上、5,000 萬元以下罰鍰，直到改正為止。公平會也整理過一份對於不實廣告的規範與案例說明，值得在寫講稿前翻一遍。

罰鍰的下限是 5 萬元，上限是 2,500 萬元——中間這個區間有多寬，反映的就是主管機關會看情節輕重。對一場發表會來說，重點不在算自己會被罰多少，而在理解：台上那幾句「順口說出來」的話，跟你花錢投放的廣告，在法律上是同一個東西。

比較務實的做法有三個：講稿要跟文案走同一套審核流程；簡報上的每個數字都要問得出來源；現場問答的敏感題目先準備標準答覆，不要讓講者臨場自由發揮。

報名表一開，個資法就上身了

只要你的發表會有報名表，你就已經在蒐集個人資料了——這件事沒有例外。

依《個人資料保護法》第8條，蒐集個人資料時應明確告知當事人六件事：

1. 蒐集機關（公務機關或非公務機關）的名稱
2. 蒐集的目的
3. 個人資料的類別
4. 利用的期間、地區、對象與方式
5. 當事人可以行使哪些權利
6. 不提供個人資料時，對當事人權益的影響

而且方式有講究。主管機關的函釋指出，告知應以個別通知的方式讓當事人知悉，不得僅以張貼公告或上網公告這種概括的方式為之。

換成白話：在報名表上放一段告知文字，讓填表的人在送出前看得到，這叫個別告知；只在官網某個角落掛一份隱私權政策，不算。

順帶提醒一件很多人會踩的事：名單的用途受「蒐集目的」限制。如果報名表上寫的目的只有「本次活動聯繫與通知」，事後拿去發電子報或做再行銷，就超出原本告知的範圍了。想之後能用，就要在一開始的告知裡寫進去。

現場放的每一首歌，都需要授權

暖場音樂、產品影片的配樂、頒獎時的背景音樂、散場時的那首歌——這些全部都需要授權。

依《著作權法》，以演技、舞蹈、歌唱、彈奏樂器或其他方法向現場公眾傳達著作內容，屬於「公開演出」；用擴音器或視聽設備播放音樂給現場的人聽，同樣算公開演出。

台灣的音樂授權透過著作權集體管理團體處理。經濟部智慧財產局設有音樂授權管道說明，說明各種利用型態該找誰授權；其中 MÜST（社團法人中華音樂著作權協會）是經智慧財產局許可設立的集管團體，辦理公開演出等權利的授權，活動要使用它管理的音樂，應該在活動前申請授權。

比較省事的做法是：影片配樂統一使用有商業授權的音樂庫，現場播放的音樂則在籌備初期就把授權列進待辦清單，不要等到活動前一週才想到。

人數破千，最先被卡住的不是場地，是行事曆

如果你的發表會規模在往一千人靠近，這一節請務必先看。

依內政部函頒的《大型群聚活動安全管理要點》，每場次預計參加或聚集人數達 1,000 人以上，且持續 2 小時以上的指定類型活動（含展覽、演唱會、體育競技等），屬於大型群聚活動。

在台北市，依《臺北市大型群聚活動安全管理自治條例》，民間單位同樣適用：

• 1,000 人以上、未達 3,000 人：應於活動開始 7 日前報請備查
• 3,000 人以上：應於活動開始 30 日前提出申請

除了時程，還要訂定活動安全維護計畫、投保公共意外責任險。臺北市政府設有大型群聚活動安全管理資訊網集中相關規定與表單。

所以規劃時間表的時候，順序要反過來：不是先訂場地再回推流程，而是先確認人數會不會跨過門檻，把法定的那一格先卡進行事曆。三十天聽起來很久，但那是「提出申請」的日子，不是「開始準備」的日子——文件要備齊、安全維護計畫要寫完，往前還要再抓一段時間。

實際適用範圍與應備文件，請以臺北市政府消防局的公告與承辦窗口答覆為準；本文只說明法規通則。

場地要看的不是漂不漂亮，是這四個條件

法規講完，回到最實際的問題。發表會的場地，照片好看只是入場券；真正決定當天順不順的，是下面這四件事。

一、格局能不能配合你的流程。 發表會通常不是從頭坐到尾——常見的是「報到與迎賓 → 主舞台簡報 → 體驗或展示區 → 交流時間」，這四段對空間的需求完全不同。能不能分區、隔間能不能調整，會直接影響你要不要租兩個場地。

二、大件東西進不進得來。 主視覺背板、展示架、產品本體、燈架。把最大件的尺寸與重量抄下來，直接問卸貨動線與貨梯的內部尺寸和載重，不要只看場地坪數。這件事在台北特別重要，市中心的場地很多在地下樓層或中高樓層。

三、電力與訊號夠不夠。 LED 牆、燈光、音響、直播設備一起開，跟只開投影機是兩回事。有直播或線上同步的話，還要確認實體網路，不要賭現場 Wi-Fi。

四、佈置與撤場的時間算不算在租期裡。 這一項最常在報價單上看不出來，卻直接決定你的預算。發表會的佈置時間通常比活動本身還長，如果佈置要另外租一個時段，總價會跟你原本估的差很多。

至於預算怎麼分，大致可以拆成四塊：場地與硬體、內容與製作（主視覺、影片、道具）、人力與服務（主持、攝錄影、接待）、傳播（媒體邀約、KOL、廣告投放）。對內的場次，重心會落在前兩塊；對外的場次，第四塊通常會吃掉相當大的比例。這是配置邏輯，不是固定比例——實際怎麼分，還是回到第一節那個問題：這場辦給誰看。

活動結束才是開始：素材跟名單怎麼延續

最後想講一個觀念上的轉向，這也是我覺得最容易被整個團隊集體忽略的一段。

多數人衡量發表會成不成功，看的是當天到場多少人、現場氣氛熱不熱。但那是活動的「過程指標」，不是「成果」。

比較有用的問法是：這場活動結束之後，我手上多了哪些之後還能繼續用的東西？

• 影像素材：主視覺、產品情境照、講者畫面、現場氛圍、短影音片段。這些之後會出現在官網、社群、業務簡報、電商頁面裡，用上一整年。
• 文字素材：新聞稿、講稿裡打磨過的產品說法、現場問答整理出來的常見問題。發表會的問答時間其實是最好的市場調查——人們會當場問出他們真正在意的事。
• 名單：報名者、到場者、有後續意願的人（前提是告知範圍有涵蓋後續利用）。

所以拍照與錄影不該是「順便找人來拍一下」，而應該在籌備初期就列進需求：你要哪些畫面、之後要用在哪裡、需要橫式還是直式、要不要留白給文字。把這些先想清楚，攝影師才拍得到你要的東西。

同樣的，現場的問答與交流，記得指派一個人專門記錄。活動當天最珍貴的資訊，往往不在台上，而在台下有人舉手問的那三個問題裡。

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