實體活動還值得辦嗎？研究發現差別不在議程，在議程以外的時間

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

線上會議工具成熟之後，很多公司開始問同一個問題：既然內容線上也講得完，為什麼還要把人聚到同一個空間？

這個問題以前只能憑感覺回答——「面對面比較有溫度」「線下才有人情味」。這些說法不能說錯，但它們沒辦法幫你決定「這一場到底要不要實體」。

現在有比較具體的答案了，而且答案跟多數人想的不太一樣。

一份研究，把這件事量化了

西北大學工學院的 Emma Zajdela 與 Daniel Abrams 教授等人做了一項研究，發表在同儕審查期刊 *PNAS Nexus*，標題是〈Face-to-Face or Face-to-Screen〉，比較的正是會議採實體或虛擬形式的差別（西北大學工學院的研究報導，英文／美國）。

規模不小：研究分析了 Sciolog 系列會議的12,000 組以上參與者配對，再加上美國物理學會會議的250,000 組以上配對，追蹤的不只是「有沒有參加」，還包括彼此認識的程度、被指派到哪些場次，以及後續有沒有真的形成合作。

關鍵發現：實體靠非正式，線上靠正式安排

研究最值得記住的一個結果，跟直覺相反：

在虛擬場合，「正式指派的討論」比較能促成團隊形成； 在實體會議，「非正式互動」才是主要的推力。

換句話說：

• 線上活動：人與人會不會連結起來，取決於你有沒有把他們排在一起。沒有安排，就不會發生。
• 實體活動：真正促成合作的，是走廊上、茶水區、散場後那些沒有被排進議程的時間。

研究同時發現，實體會議讓與會者認識到更大比例的其他與會者——不是多認識幾個人而已，是「認識的比例」明顯不同。

研究者的結論也很直接：會議確實會建立社群、激發新想法與新合作。

這對辦活動的人意味著什麼

把研究結果翻譯成實務判斷，問題就從「實體好還是線上好」變成：

這場活動的目的，需不需要「非正式互動」？

需要的話，實體的價值就無法被取代——因為那些互動不是排得出來的，它需要人真的在同一個空間裡，有走動、有等待、有偶遇。

不需要的話（例如單純的資訊傳遞、教育訓練的知識講授、例行的進度報告），線上不只夠用，而且更有效率：省下通勤、省下場地、可以錄影重看、參加者不受地理限制。

什麼情況非實體不可

依照上面的判準，這幾種活動的實體價值最高：

一、目的是「讓人認識人」的活動。 商務媒合、產業交流、社群聚會、新團隊的破冰。這類活動的產出就是關係本身，而關係主要在非正式時間裡形成。

二、需要建立信任的場合。 重要客戶的接待、合作洽談、高階招募。信任的建立高度依賴非語言訊息，而那些在螢幕上損失很多。

三、需要實際感受的活動。 產品體驗、樣品展示、空間相關的提案、餐飲相關的活動。東西要摸得到、吃得到、看得到真實的尺寸。

四、有儀式意義的場合。 開幕、頒獎、週年、歡送。儀式的力量來自「大家在同一個地方共同經歷」，線上很難複製。

五、要讓人記得住的活動。 這一點跟活動設計那篇談的體驗設計有關——記憶的高點多半來自感官與共同經歷，實體的材料多得多。

什麼情況線上反而更好

反過來，這幾種情況不必硬辦實體：

一、純資訊傳遞。 政策宣達、產品更新說明、例行報告。參加者要的是內容，不是彼此。

二、需要重看的內容。 教育訓練、技術說明、操作教學。線上可以錄影，這是實體給不了的價值。

三、參加者分散各地。 差旅成本高、跨時區、跨國團隊。研究也指出，虛擬參與對無力負擔差旅的族群（例如學生）特別重要，也讓原本被排除的群體有機會參與。

四、頻率高的短會議。 每週同步、專案進度。為了半小時的會把人叫來，成本不成比例。

活動目的	建議形式	理由
讓人認識人	實體	非正式互動是主要推力
建立信任	實體	非語言訊息在螢幕上流失
實際感受產品或空間	實體	摸得到、吃得到、看得到尺寸
儀式性場合	實體	共同經歷無法線上複製
純資訊傳遞	線上	參加者要的是內容
需要重看的教學	線上	可錄影是實體給不了的
參加者分散各地	線上或混合	降低參與門檻
高頻短會議	線上	成本不成比例

混合形式：偏好很高，但不是「兩邊都做」

有研究顯示，58.9% 的與會者偏好未來的會議採混合形式（關於混合會議設計的與會者意見研究，英文，同儕審查）。這個比例不低，代表混合不是過渡方案，而是相當多人真正想要的形態。

但混合最常見的失敗，是把它做成「實體活動加一個直播」——線上參加者看著一個他們插不上話的現場，體感比純線上還差。

依前面的研究結果，比較合理的混合設計是：

• 實體端：把資源放在非正式互動——休息時間拉長、有交流的空間、動線設計成會遇到人。
• 線上端：反過來排得更緊——指定分組、指定討論、指定配對，因為虛擬的連結靠的是安排。
• 兩端不必做同一件事。 線上參加者不需要陪著看完現場的每一個環節，可以有自己的議程節奏。

怎麼跟老闆說明「為什麼要辦實體」

知道判準之後，還有一個很現實的關卡：要說服決定預算的人。

「線上也可以啊，為什麼要花這筆錢？」這個問題如果用「氣氛比較好」來回答，通常過不了。 比較有效的說法是把它換成目的與產出的語言：

第一，先講這場活動要換到什麼。 不是「辦一場活動」，而是 「讓這 80 個客戶彼此認識」「讓新團隊在三個月內建立信任」「讓通路商實際摸到新產品」。 目的講清楚之後，形式的選擇就變成技術問題，不是偏好問題。

第二，用研究結果說明機制。 可以直接講那個反直覺的發現： 虛擬場合靠正式安排促成連結，實體則靠非正式互動。 所以如果這場活動的產出是「關係」，線上做不到不是因為誠意不夠，是機制不同。

第三，把線上的替代成本算出來。 線上不是零成本——平台費、內容重製、 主持與技術人力、以及最重要的：如果目的沒達成，這筆錢等於全部浪費。 把「辦了但沒效果」的成本算進去，實體的價格看起來會合理很多。

第四，提出混合方案當備案。 如果預算真的有限， 提出「核心對象實體、其餘線上」的分流設計，通常比全有全無的提案容易通過。

活動之後怎麼驗收「非正式互動」有沒有發生

實體活動最難的一件事，是證明它有效。因為非正式互動本來就沒有紀錄。

幾個成本很低、但真的做得到的驗收方式：

問卷裡問「認識了幾個新的人」，而不是只問滿意度。 這一題直接對應研究裡的那個指標（認識其他與會者的比例），而且參加者答得出來。

追後續有沒有實際聯繫。 活動後兩週寄一封信，問「有沒有跟在現場認識的人後續聯絡」。 比例不會很高，但它是真實的成果指標，比「滿意度 4.5 分」有意義得多。

記錄現場的停留分布。 哪一區有人聚集、聚了多久、散場後還有多少人留著聊。 散場後還留著的人數，是非正式互動有沒有成功的直接訊號。

問工作人員的觀察。 他們整場都在現場，往往比問卷更知道哪裡冷、哪裡熱。

這些資料累積下來，下一次要說服預算就容易得多——因為你手上有的不再是感覺，是紀錄。

實體活動的「非正式時間」要怎麼設計

如果實體的價值在非正式互動，那把它當成一個要設計的環節，而不是「中場休息」，就變得很合理。

幾個具體做法：

把休息時間拉長。 十分鐘只夠上廁所，二十到三十分鐘才會發生對話。這是最便宜的改善。

讓動線製造相遇。 茶水區放在必經之路上、報到區與座位區之間留一段緩衝空間、出口只開一個。人要被「順路遇到」，不是被要求去交流。

給一個開口的理由。 名牌上多寫一行（在做什麼、想找什麼）、桌上放一個話題卡、設計一個需要兩個人才能完成的小任務。多數人不是不想聊，是不知道怎麼開場。

不要把時間排滿。 議程排到分秒不差，等於把研究說的那個關鍵因素整個刪掉。留白不是浪費，是這場活動的主要價值所在。

場地條件怎麼支援非正式互動

這一點常被忽略：空間本身會決定非正式互動發生的機率。

要看的幾個條件：

• 有沒有「中間地帶」：介於會議區與出入口之間，可以站著聊天而不擋路的空間。
• 茶水區的位置：在角落等於沒有，在動線上才會產生停留。
• 有沒有高桌或站立區：站著比坐著更容易加入與離開一段對話。
• 音量環境：完全安靜會讓人不敢講話，太吵則聽不見；有背景音樂但能正常對話的音量最好。
• 分區彈性：能不能在同一個空間裡同時有正式議程與非正式交流，不必整場搬動。

這些條件在看場的時候就要一起確認，可以參考站上的場勘怎麼做。

決定要不要實體，其實是在決定「這場活動要換到什麼」。RED SPACE 的空間可以同時容納正式議程與交流區，讓非正式互動不必擠在走廊上發生，需要的話可以在規劃時一起討論分區方式。

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