記者會流程怎麼排？先看媒體的截稿時間，不是看自己方便

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

排記者會流程的時候，多數人第一個打開的是自己公司的行事曆：老闆哪天有空、場地哪天還有檔期、產品哪天到得了。

這些當然都得考慮。但如果流程是照主辦方的方便排出來的，通常會得到一個很尷尬的結果：該來的記者來了，新聞卻沒上。

原因不在內容不好，而在時間。記者會的流程表，本質上是排給媒體的工作節奏看的，不是排給主辦方看的。

所以這篇從那個節奏講起：為什麼記者會幾乎都排上午、正式流程為什麼只能三十分鐘、聯訪為什麼不能省、攝影記者為什麼需要一個台子。至於媒體名單怎麼建、新聞稿怎麼寫、Q&A怎麼準備，那是籌備期的事，記者會怎麼辦那一篇有完整說明，這裡不重複。

記者會排幾點開始，其實是媒體的截稿鐘在決定

先把幾個實際的時間攤開來看。

台灣電視台的新聞截稿時間，主要落在中午 11 點與晚間 6 點；平面媒體則大約在傍晚 5 點到 6 點之前，把當天的內容傳到印刷廠（PR Newswire 與 TVBS 的媒體對談）。記者實際寫稿的時段，也就跟著卡在上午 11 點到下午 1 點（趕午間新聞），以及下午 4 點到晚上 7 點（趕晚間新聞）。

把這條線接起來，記者會該幾點開始就很清楚了：

記者要能在 11 點前把稿子發出去 → 他至少需要 30 到 60 分鐘寫稿與回傳 → 所以他得在 10 點半前拿到全部素材 → 所以記者會最好 10 點開始，最晚不要超過 10 點半。

這不是誰的經驗談。彰化縣政府的《辦理記者會作業流程暨檢核表》就直接寫著，記者會的時間以上午 10 時至中午前為宜，並且要避開週六、日，整場時間控制在 30 分鐘左右。這是政府機關自己在用的作業標準，對企業同樣適用。

國際上的建議也指向同一個區間：週二到週四、上午 10 點到下午 2 點之間涵蓋率最好，其中又以 10 點到 11 點最佳（美國聯合國協會的媒體工作指南，英文／美國）。週一常有例行編採會議、週五則容易被週末新聞淹掉。

正式流程 30 分鐘就該結束，不是草率是專業

很多主辦方會擔心：只講三十分鐘，會不會顯得敷衍？

剛好相反，而且有依據。堪薩斯大學 Community Tool Box 的記者會指南建議，正式流程（含問答）控制在 45 分鐘以內（Arranging a Press Conference，英文／美國）；台灣官方的檢核表抓得更緊，直接寫 30 分鐘左右。

為什麼要這麼短？三個很實際的理由：

1. 記者身上通常不只一條線。 同一個上午可能排了兩到三場採訪，你拖到 11 點，他就得提前離場，而且是在你講到最重要的部分時離場。
2. 內容超過 30 分鐘，重點一定會被稀釋。 記者要抓的是一個標題，不是八個段落。講愈多，他愈難決定哪一句是重點——最後可能挑到你最不想被放大的那一句。
3. 真正有價值的時間在正式流程結束之後。 聯訪、個別提問、拍攝特寫，這些才是記者拿到「跟別人不一樣的角度」的機會。正式流程吃掉太多時間，這一段就沒了。

換句話說，把正式流程壓短，是為了把時間留在更有效的地方，不是內容不夠講。

一場 10:30 記者會的分鐘級跑程

把上面的邏輯落成一張表，一場 10 點半開始的記者會大概是這樣跑的：

時間	環節	抓多久	重點
08:30	工作人員進場、背板與燈光定位	60 分鐘	背板一旦架好就很難移，先確認攝影機位看得到
09:30	設備測試、彩排走位	30 分鐘	麥克風、投影、直播訊號一次測完
10:00	媒體報到開放、發放新聞資料	30 分鐘	記者通常會提前一段時間到場卡位、架腳架
10:30	主持人開場	3 分鐘	講清楚今天的一句話重點與流程長度
10:33	主講人發言	10 分鐘	最重要的訊息放前 3 分鐘
10:43	重點演示或亮點橋段	7 分鐘	給攝影一個明確的畫面
10:50	合影	5 分鐘	先合影再問答，讓趕稿的攝影記者可以先走
10:55	Q&A	10 分鐘	控制在 3～4 題，主持人負責收尾
11:05	正式流程結束、聯訪開始	15～20 分鐘	一對一或小組，這段不計入 30 分鐘
11:30	媒體離場、撤場開始	—	撤場不要跟媒體離場重疊

這張表最值得注意的不是每一格幾分鐘，是「合影排在 Q&A 之前」。 攝影記者拍完合影就能走，不必陪著坐完問答；文字記者則留下來問問題。兩種人的需求不一樣，流程順序可以同時照顧到。

媒體報到跟一般活動報到不是同一件事

一般活動的報到是「核名單、發名牌、進場」。媒體報到多了三件事：

• 發新聞資料：紙本新聞稿、隨身碟或下載連結、高解析圖片。圖片一定要當場給，不要說「會後再寄」——記者發稿時手上沒圖，就會用自己拍的，或乾脆不配圖。
• 登記媒體名稱與記者姓名：這是會後追蹤露出的依據，也是下次建名單的基礎。
• 指引機位與座位：攝影記者要知道架腳架的位置，文字記者要知道坐哪裡。

人數上，記者會的報到通常不會塞車——除非是大型國際發表會，媒體到場人數多半是幾十人的量級，一個報到桌配兩位人員就夠。但要注意記者到場的時間很集中，幾乎都擠在開始前那一小段，所以報到桌要早一點開，不要卡著開場前十分鐘才就位。

攝影與直播的位置，是硬體問題不是禮貌問題

這一段最常被忽略，卻最容易毀掉整場的畫面。

如果現場是站席（沒有排椅子），攝影記者會集中在後方。這種情況下，場地必須提供一個 riser，也就是給攝影機用的架高平台（Community Tool Box）。沒有台子的話，第二排之後的攝影機全部被前面的人擋住，等於只有最早到的幾家拍得到。

如果現場是座位式（劇院式排椅），攝影與電視攝影機通常會在中央走道底端設一個主機組區；其他攝影記者則需要側邊走道的第二、三排位置，才能拍到不被擋住的角度。

實務上要先確認的硬體：

實務上要先確認的硬體：

需求	要確認什麼
攝影架高台	業界常見的攝影用架高台，高度大約從 20 公分到 90 公分不等（8 英吋到 3 英尺），依現場觀眾是站是坐決定；寬度要能並排數台機器，承重要夠
機位距離	主舞台到攝影區要留出鏡頭需要的工作距離，實際多少看鏡頭焦段與場地深度，訂場時直接請場地方或攝影團隊到現場看一次最準
電源	攝影區要有獨立插座，不要跟燈光共用同一迴路
音源	提供 mult box（音源分接盒）讓各家直接接乾淨音源，比對著喇叭收音好得多
網路	記者現場發稿需要穩定上網，人多時要確認頻寬與無線基地台數量
背板	見下段

背板的尺寸是有標準的，不用自己猜。 業界最常見的記者會背板高度是 8 英尺（約 240 公分）與 10 英尺（約 300 公分）；主講人是坐著的場合，8 英尺就夠，站著或想要氣勢就用 10 英尺。寬度方面，單人或小組多半用 8×8 英尺，多人並排的媒體牆用 8×10 或 10×8 英尺，大型場合才會拉到 10×20 英尺（Kick Ass Media 的記者會背板尺寸指南、Arrowhead Sign Company 的背板訂製指南，英文／北美）。

還有一個很少人注意的細節：如果現場有多個機位、會從不同角度拍，背板的寬度要再多留 30 到 45 公分（12 到 18 英吋），Logo 才不會在側邊機位的畫面裡被切掉。

背板最容易出錯的地方是高度不夠： 做太矮，鏡頭拍出來就是主講人頭上一片空白牆；Logo 排得太密，人一站就擋掉一半。動手做之前，先在場地用膠帶貼出主講人站位，從攝影區的角度看一次。

聯訪：真正的獨家往往發生在正式流程結束之後

聯訪大概是記者會流程裡最被低估的一段。

正式流程裡的 Q&A，所有人聽到的答案都一樣，寫出來的稿子自然也大同小異。聯訪是記者拿到「只有我有」的那段話的機會，也是主辦方補充細節、修正誤解的機會。

安排聯訪要注意幾件事：

• 事先講清楚有沒有聯訪、大概多久。 沒講的話，記者可能在正式流程結束就收機器走人。
• 地點要跟撤場動線分開。 在同一個空間聯訪，背景會出現拆背板的畫面。
• 主講人要留得住。 這是最常失敗的地方——高階主管的行程常常排到 11 點就要走，結果聯訪變成公關代答，價值大打折扣。
• 時間抓 15 到 20 分鐘。 太短記者問不完，太長就變成第二場記者會。

場地要先確認的幾件事

記者會對場地的要求跟一般活動不太一樣。重點不在坪數大不大，而在幾個很具體的條件：

• 交通：記者一個上午跑好幾場，場地離捷運站的步行距離直接影響出席意願。這一點在台北特別明顯。
• 進場時間：背板、燈光、直播設備通常要提前兩到三小時進場，要確認場地的租用時間有沒有涵蓋佈置。
• 貨梯：背板與大型器材需要貨梯，而且要問清楚尺寸與使用時段。
• 獨立空間：聯訪與主場地最好能分開，或至少有可以拉出來的區域。
• 網路與電力：前面提過，這兩項是記者會的基本盤，不是加分項。

這些條件在訂場前用一次場勘就能確認完，不必等到進場當天才發現貨梯進不去。RED SPACE 的場地在規劃記者會時，通常會先跟主辦方確認機位、背板高度與聯訪空間這三件事再敲流程，需要的話可以在場勘時一起看。

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