會議記錄怎麼寫：決議、負責人、期限寫法，附工作會議與正式會議範本

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

開完一個小時的會，主管轉頭說：「會議記錄你整理一下，今天發。」打開筆記，滿滿三頁：誰提了什麼、誰反對、誰講了一個很長的例子。整理到最後才發現，最難寫的反而是最短的那一行——到底決定了什麼？

會議記錄要記的，是會開完之後有人要照著做的東西，不是會上每個人說了什麼。這篇從這一句往下講：哪些話要寫進去、決議怎麼寫才有人照做、開會當下要做什麼、寫完怎麼確認，也談 AI 轉錄可以幫到哪裡，最後附工作會議與正式會議兩種範本，以及一份填好的範例。

會議記錄是什麼：記下會議做了什麼決定，不是誰說了什麼

會議記錄（也常寫成「會議紀錄」，英文 meeting minutes）是會後整理、寄給與會者與沒到的人看的文件，記下這次會議決定了什麼、誰負責、什麼時候要完成。它有點像比賽結束後的計分表：不記每一球怎麼打，只記比數，還有下一場誰先發。

它最常被跟兩份文件搞混：開會前寄出的議程，以及把每句話打下來的逐字稿。

文件	記什麼	什麼時候用
會議議程	要談哪些事、照什麼順序	會前寄出
逐字稿	每個人說了什麼	會中或會後轉錄，留著備查
會議記錄	決定了什麼、誰去做、哪天前	會後寄出、存檔

逐字稿回答「誰說了什麼」，會議記錄回答「所以現在要做什麼」。議程怎麼排、討論事項為什麼要先留決議欄，站上〈會議議程範本〉那篇有整理；這篇只談開完會之後的那份文件。

美國議事規則《Robert’s Rules of Order》的官方問答講得更直接：紀錄是會議「做了什麼」的紀錄，不是「說了什麼」的紀錄，在紀錄裡摘要討論內容不只沒必要，而且不恰當（英文，美國，寫給正式議事會議的規則）。一般公司的工作會議不必這麼嚴格，留一兩句背景沒有問題，但方向是一樣的：會議記錄的讀者要的是結果，不是重播。

會議記錄要記什麼：開完會有人要照著做的，才寫進去

判斷一句話要不要寫進會議記錄，只要問一個問題：開完會之後，會不會有人照著這句話去做事，或照著它不做某件事？會，就要寫；不會，留在逐字稿或你的筆記裡就好。

用這個問題篩一次，大部分內容自己就分好了：

會上聽到的話	會不會有人照著做	寫進會議記錄的樣子
下個月起，一萬元以內的退款客服可以直接核准	會	照寫，標明生效日
上一季業績其實沒有想像中差	不會，是看法	不寫
新官網延到十一月上線	會，影響好幾個人	寫日期與負責人
主管覺得設計稿顏色太暗	要看結論	寫「設計稿改亮，下週三前交第二版」，不寫「主管覺得太暗」

討論的過程用一兩句交代背景就夠，篇幅要留給結果。為什麼還要留一點背景？因為三個月後翻出這份紀錄的人，不知道當時為什麼這樣決定。一句「考量預算，先做手機版」就能讓他看懂，不必把四十分鐘的爭論重寫一遍。

有三種內容，就算沒有人要照著做，也建議留下來：報告人報告了什麼（一句話加附件）、誰請假，以及有人明講「請把我的反對意見記下來」的那一句。前兩項是格式本來就有的欄位；第三項照他要求的字寫，不要替他改寫。

會議記錄格式：表頭、出列席與每一案的決議

會議記錄的格式，台灣正式會議最常照內政部《會議規範》第 11 條。這條列出議事紀錄的主要項目，一般公司的會議也可以照著挑：

區塊	《會議規範》第 11 條的項目
表頭	會議名稱及會次、會議時間、會議地點
出列席	出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名
主持與紀錄	主席姓名、紀錄姓名
內容	報告事項；選舉事項、選舉方法、票數及結果（沒有就省略）；討論事項、表決方法及結果；其他重要事項
簽署	議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署

格式的重點不在欄位多，在每一案都看得到結果。「會次」常被省略，卻很好用：同一種會開很多次，寫「第 12 次」，下次說「照上次決議」時，大家才知道是哪一份。出席、列席、請假怎麼分開記，站上〈簽到表範本〉那篇有整理，紀錄上的人數照簽到表寫就好。

誰來當記錄，《會議規範》第 12 條寫的是：除了各會議另有規定，可以由主席指定，或由會議推選。記錄的人最好在會前就講定，不要開到一半才臨時抓人。

工作會議與正式會議要寫到多細，差別在這裡：

	工作會議（部門週會、專案會議）	正式會議（理監事會、委員會、管委會）
要記到多細	決議與待辦為主，背景一兩句	照《會議規範》第 11 條，含表決方法及結果
誰確認	主席看過再寄	主席及紀錄簽署，下次會議確認
有沒有法定要求	看公司內規	社團、公司另有法規（見下面正式會議那節）

會議記錄的決議怎麼寫：誰、做什麼、哪一天前，寫成一句完整的話

決議是會議記錄裡最重要、也最常寫壞的一行。常見的壞寫法有三種，都是「看起來有寫，其實沒人知道要做什麼」：

常見寫法	問題在哪	改成
原則同意	同意什麼？有沒有條件？	同意新官網延到 11 月 15 日上線，條件是手機版先完成
請相關單位研議	誰是相關單位？研議到哪天？	行銷部王小明在 10 月 30 日前提出兩個方案，下次會議討論
再議	什麼時候再議？	保留，列為下次會議第一案

好的決議要能單獨看懂：沒參加會議的人只讀這一句，就知道誰要在哪一天前做什麼。負責人寫人名、不寫部門，期限寫日期、不寫「盡快」或「下次前」。一件事真的要兩個人一起做，也寫出誰是主要負責、誰協助，否則兩個人都會以為對方在處理。

決議跟「待辦」可以分開寫。決議是會議做出的決定（例如「延到十一月十五日上線」），待辦是因此要做的事（例如「王小明通知客服更新上線日期」）。決議回答「定了什麼」，待辦回答「誰去做」；一案可以有一個決議、好幾項待辦。共識營那種要一次定下好幾件事的會議，決議表還會多「第一步」與「什麼時候回報」兩欄，站上〈共識營規劃重點〉那篇有示範。

開會當下怎麼記會議記錄：每一案結束前，把決議念一遍

很多人以為會議記錄是散會後才開始的工作。其實最省力的會議記錄，有一半是在會議裡就寫完的。

方法很簡單：每一案討論到尾聲，記錄的人開口念一次。可以照這三句說：

1. 「這一案我記成：同意延到十一月十五日上線，手機版先完成。」
2. 「負責人是王小明，對嗎？」
3. 「期限抓十月三十日交時程表，可以嗎？」

大家點頭，這一案就定了；有人說「不是，剛剛說的是十一月底」，當場改。當場改一個字只要幾秒，會後才發現記錯，要寄信、等回覆、再改一次。

英國威爾斯一個公立醫療機構（Hywel Dda University Health Board）的紀錄準則，就把這一步寫成固定做法：會前先請主席在每個議程項目結束時，簡短總結討論結果與決定，讓與會者當場同意或修正；討論沒有結論就往下走時，紀錄的人要開口確認；決定與待辦一發生就記下來，才記得準（英文，英國，公部門的內部程序，台灣公司只當做法參考）。

算一筆帳就知道為什麼值得。同一份準則提到，寫紀錄的時間至少跟開會一樣長，常常是兩到三倍。一小時的會，會後要整理兩三個小時；如果每一案結束前多花一分鐘把決議念一遍，會後要追問、要改稿的地方會少很多，整理時間通常能省下一大截。

記錄的人如果本身也是會員，依《會議規範》第 13 條，有發言權與表決權。記錄的人不是只能低頭打字，該問清楚的時候就要問。

會議記錄寫完之後：24 小時內給主席確認，下一次開會再確認一次

會議記錄寫完，先別急著寄給所有人。比較穩的順序是：

1. 會後 24 小時內寫好草稿，先給主席看。
2. 主席確認後寄給與會者，檔名或信件主旨標明「草稿」或「待確認」。
3. 下一次開會時確認上次的紀錄，有誤就修正，確認後才是正式版本。

24 小時是本文的建議值，不是法定期限；重點是趁大家還記得的時候確認。英國那份紀錄準則的做法可以當對照：正式委員會的行動表草稿兩天內寄給被指派的人，比較不正式的小組，簡式紀錄通常五個日曆天內寄出；主席簽核後標「未核定」，提下一次會議核定。

《會議規範》第 8 條把「宣讀上次會議紀錄」排在報告事項的第一項，接著才是「報告上次會議決議案執行情形」。上次的紀錄先確認，上次的決議再追進度，順序不要反過來。

紀錄寄出之後才發現錯了，怎麼辦？《Robert’s Rules of Order》官方問答的做法是：在送請確認的那次會議上更正的，直接改進那份紀錄，當次紀錄只寫「照更正後確認」；已經確認過的紀錄要再改，就要另外提案修正，記錄的人不去動原本那份，只在旁邊註記。已經確認過的會議記錄不要自己偷偷改檔，要改就在下次會議提出來。

用 AI 轉錄做會議記錄：省得了打字，省不了確認

現在很多人開會時直接錄音，再用 AI 轉成逐字稿、做摘要。打字的時間確實省下一大半，拿來當底稿很好用，只是有三件事要記得。

第一，轉錄會出錯，而且不一定是聽錯字。康乃爾大學等研究者 2024 年在 ACM FAccT 會議發表的研究，評估一款主流的語音轉文字模型，發現約 1% 的轉錄出現錄音裡完全沒有的整句話；康乃爾大學的新聞稿也提到，說話停頓較長的人比較容易遇到，研究者並說該模型之後已改善、比例下降（英文，美國，同儕審查）。比例不高，但會議記錄是要照著做事的文件。AI 轉出來的人名、數字與日期，一定要跟錄音或與會者對過。

第二，AI 不知道哪一句算決議。它可以把討論濃縮，卻分不出「主管隨口說說」和「大家同意要做」。拿到 AI 的摘要，用前面那一問再刪一次：開完會之後，會不會有人照著這句做事？AI 給的是底稿，決議、負責人、期限還是要記錄的人與主席確認。

第三，錄音與上傳要先想清楚。要錄音就在開場講一聲；英國那份紀錄準則的做法，是讓與會者知道正在錄，錄音只保存到紀錄確認為止。會議內容如果有客戶資料、人事或還沒公開的計畫，上傳到雲端轉錄之前，先確認公司的資安規定。政府自己也訂了規矩：行政院 2023 年 8 月 31 日通過《行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引》，揭示安全性、隱私性與資料治理、問責等原則；據 iThome 報導，指引要求不得向生成式 AI 提供公務上應保密、未經同意公開的資訊與個資，也不能完全信任生成的內容。這份指引的對象是公部門，民間公司只能當參考，但道理相通。

步驟	AI 可以做	人一定要做
轉錄	把錄音轉成逐字稿	對人名、數字、日期
摘要	濃縮每一案的討論	判斷哪一句是決議
定稿	排成範本格式	主席確認、寄出

工作會議記錄範本：部門週會、專案會議用這一份

工作會議的會議記錄，重點放在決議與待辦，可以照這份打：

• 表頭：○○部門週會會議記錄／第○次／日期：○年○月○日 ○時○分至○時○分／地點：○○會議室或線上連結／主席：○○○／記錄：○○○
• 出席：○○○、○○○；請假：○○○
• 一、上次待辦追蹤（每一項寫「完成」「進行中，預計○月○日」或「延後，原因」）
• 二、本次議題與決議：議題一：○○○。背景：一兩句。決議：○○○。
• 三、待辦清單（見下表）
• 四、下次開會：○月○日 ○時，地點○○

待辦清單三欄就夠：做什麼、誰做、哪一天前。

待辦事項	負責人	期限
提出新官網上線時程表	王小明	10 月 30 日
通知客服更新上線日期	李美玲	11 月 1 日
整理三週客訴統計	陳志強	下次開會前

下面是一份填好的會議記錄範例（人名與內容都是示範）：

議題	背景	決議
新官網上線日期	手機版測試還差兩週	延到 11 月 15 日上線，手機版先完成；王小明 10 月 30 日前提出時程表
客訴處理流程	近三週退款申請變多	一萬元以內的退款，客服可以直接核准，11 月 1 日起實施；李美玲更新作業說明
年終活動時間	場地與預算還沒確定	保留，陳志強下次會議前提出兩個日期與預算，列為下次第一案

每一列的決議欄都要能單獨看懂；看不懂的那一列，就是會後會有人來問的那一列。

正式會議記錄範本：理監事會、委員會照《會議規範》寫

理監事會、委員會、社團大會、管委會這類有表決的正式會議，照《會議規範》第 11 條的項目寫：

• 表頭：○○協會第○屆第○次理事會議紀錄／時間：○年○月○日○時○分／地點：○○會議室
• 出席：○○○等○人；列席：○○○；請假：○○○
• 主席：○○○；紀錄：○○○
• 一、主席宣布開會（報告出席人數）
• 二、報告事項：（一）宣讀上次會議紀錄：確認（或照更正後確認）（二）上次決議執行情形（三）○○組工作報告
• 三、討論事項：第一案　案由：○○○。說明：○○○。決議：○○○（表決方法及結果，例如舉手表決，出席○人，贊成○人，通過）
• 四、臨時動議：案由與決議，寫法同上
• 五、散會：○時○分
• 主席簽署：　　　　紀錄簽署：

社團還要多注意一條。內政部 112 年 8 月 30 日發布的《人民團體會務輔導辦法》第 12 條規定，會員（會員代表）大會、理事會議、監事會議及理監事聯席會議的紀錄，應載明開會日期、出缺席狀況、會議決議等事項，閉會後自行留存，提供會員查閱；會員（會員代表）大會的會議紀錄，要在閉會後三十日內報請主管機關備查。

公司的股東會、董事會則要作成議事錄：公司法第 183 條規定股東會議事錄由主席簽名或蓋章、會後二十日內分發，第 207 條規定董事會議事錄準用同一條。股東會、董事會不能只用工作會議的簡式紀錄。議事錄要記哪些事、保存多久，站上〈股東會怎麼辦〉那篇有整理。

正式會議常要投影確認議程與紀錄、錄音存證，場地的螢幕與收音要先試過。像 RED SPACE 多元商務空間在捷運南京復興站附近的地下一樓，從 15 人的 Meeting Room 到上百人的場地都能配置，內建 LED 牆，場勘時可以順便把紀錄投上去，看最後一排讀不讀得到。

常見問題