股東會場地安排：開會地點規定、報到動線、計票處與錄音錄影機位

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

主管交代：「今年股東會改到外面辦，你找個場地。」

接到這句話，多數人先問兩件事：會來幾個人、要多大的廳。但翻開跟股東會有關的規定，裡面沒有一個字在談坪數。它談的是開會地點、開會時間、報到處、錄音錄影，還有票要在哪裡計。

股東會場地要先過「程序」這一關，再談容量。 這篇把規定翻成場地條件。法定議程、通知期限與議事錄怎麼寫，站上談股東會怎麼辦的那一篇已經整理過，這裡只講場地。

股東會場地受哪些規定管：公開發行與非公開發行公司不一樣

先看公司是哪一種。所有股份有限公司都適用《公司法》。公司法第 182 條之 1寫明「公司應訂定議事規則」。

公開發行公司（上市、上櫃、興櫃公司都是）多兩份證券主管機關的規定：《公開發行公司出席股東會使用委託書規則》與《公開發行股票公司股務處理準則》。上市、上櫃公司再多一層：《上市上櫃公司治理實務守則》第 5 條要求「制定完備之議事規則」，證交所另外公布一份「○○股份有限公司股東會議事規則」參考範例（最近一次修正是民國 115 年 3 月 5 日），上市櫃公司訂議事規則時多半拿它當底本。下面簡稱「範例」。

有一份文件常被引錯。金管會早年的「公開發行公司股東會議事規範」也寫了地點、時間與錄音錄影；但金管會主管法規共用系統顯示，它已在民國 101 年 5 月 15 日廢止。現在要對的是兩份文件：證交所的範例，以及公司自己經股東會通過的議事規則。

項目	非公開發行公司	公開發行公司
議事規則	要訂（公司法）	要訂；上市櫃公司多參照證交所範例
開會地點	公司法沒有規定	範例：公司所在地，或便利股東出席且適合開會的地點
開始時間	公司法沒有規定	範例：上午九時到下午三時之間
報到	看自家議事規則	範例：至少開會前三十分鐘開始受理
錄音錄影	公司法沒有規定	範例：報到、會議、投票計票全程
委託書	公司法第 177 條	另外適用委託書規則
視訊開會	章程訂明即可	依股務處理準則

非公開發行公司的彈性大，但下面的做法一樣值得參考：日後有人質疑程序時，公司拿得出紀錄。

股東會開會地點與時間的規定：公司所在地，或便利股東出席的地點

《公司法》沒有規定股東會要在哪裡開。臺北市商業處的公司登記常見問答引述經濟部民國 57 年的函釋：公司法對股東會舉行地點並無規定，章程也沒有特別規定的話，「可自由選擇適當地點召開股東會」；但股東會是公司最高決策機構，「自應使全體股東皆有參與審議機會」。

上市櫃公司的範例寫得更具體。第 5 條：股東會召開的地點，「應於本公司所在地或便利股東出席且適合股東會召開之地點為之，會議開始時間不得早於上午九時或晚於下午三時」，而且地點與時間「應充分考量獨立董事之意見」。治理實務守則第 6 條也寫，股東會開會應安排「便利之開會地點並宜輔以視訊為之」。

所以股東會可以租外面的場地，條件是兩個詞：「便利股東出席」與「適合股東會召開」。

條文沒有定義什麼叫便利。可以用三件事檢查：

• 搭大眾運輸到不到得了，出站之後要走多久。
• 從大樓門口到報到處，沿路能不能放指標。
• 年長的股東、坐輪椅的股東，有沒有電梯與無障礙的路線。

「適合」指的是後面幾節的事：放得下報到處、錄得到全程、計票有地方。

換場地這件事，有的國家要求交代理由。日本的《会社法施行規則》第 63 條規定，股東會的場所如果跟過去開過的每一個場所都離得很遠，召集時要一併決定選這個場所的理由（章程已經定好場所等情形除外）。這是日本的規定，台灣沒有這一條。可以借用的是它的想法：換場地時，把為什麼換、對股東哪裡比較方便，寫進董事會的資料。

時間也會影響訂場。報到比開會早，佈置又比報到早；開在上午九點的股東會，要先問場地最早幾點可以進場佈置。

股東會報到處怎麼設：開會前三十分鐘開始，幾條線用到場人數算

報到這件事，範例第 6 條寫得很細：開會通知書要載明報到時間與「報到處地點」；受理報到「至少應於會議開始前三十分鐘辦理之」；「報到處應有明確標示，並派適足適任人員辦理之」。股東憑出席證或簽到卡出席，公司要設簽名簿或收簽到卡，還要把議事手冊、年報、發言條、表決票交給到場的股東。

股東會的報到處，其實是三個動作排成一條線：核對證件、簽到、領資料。 一張桌子做不完。

要開幾條線，用到場人數算，不是用股數算。用電子方式投票的股東，依公司法視為親自出席，人卻不會到現場。到場人數最可靠的參考，是去年收回的簽到卡張數；人數怎麼換算成座位，可以看會議廳的排法與人數估算那一篇。

算一筆帳。假設一位股東核對、簽到、領資料大約要 40 到 60 秒，一條線 30 分鐘大約能處理 30 到 45 人。預估到場 200 人、又都集中在開會前 30 分鐘到，就需要 5 到 7 條線；提早一小時開放報到，線數大約可以減半。這是估算，要用自家去年的資料修正。

報到線建議分三種：

報到線	處理誰	為什麼分開
親自出席	股東本人	人數最多，動作最單純
代理人與徵求人	受託代理人、委託書徵求人	一個人代表多位股東，要核對的張數多；範例要求徵求人帶身分證明文件
法人股東代表	公司或政府指派的代表	範例寫明代表人不限於一人，座位與資料要多留

還有一件事常被搞混：會場門口不是收委託書的地方。公司法第 177 條規定委託書「應於股東會開會五日前送達公司」。公開發行公司的委託書，依委託書規則第 13 條之 1，開會前就要完成統計驗證；徵求人也不得在徵求場所以外徵求委託書。開會當天，報到處處理的是出席證件，不是委託書本身。

證件有疑問的人要不要另設一桌、開會之後報到處能不能收，這些通則在談集會空間怎麼找的那一篇有完整說明。

股東會錄音錄影要拍三段：報到、會議、投票計票

範例第 8 條：公司應於受理股東報到時起，將「股東報到過程、會議進行過程、投票計票過程全程連續不間斷錄音及錄影」。影音資料至少保存一年；有股東依公司法第 189 條提起訴訟的，保存到訴訟終結。

股東會的錄影要拍三段，所以至少要想三個位置。 三段是條文寫的；幾台機器、放在哪裡，是照條文推出來的安排：

• 報到處：報到處如果設在會場外的走廊或前廳，那裡也要拍得到、收得到音。
• 會場：一個拍得到主席台與發言股東的位置，聲音直接接音控台。
• 計票處：一台對著計票桌。

「連續不間斷」這五個字也要當真。錄影從開始報到一路錄到計票完成，中間不能因為換電池、記憶卡滿了而斷掉。場勘時要問：攝影機旁邊有沒有插座、能不能同時錄兩份、由誰盯著機器。報到處如果借用場地的公共走廊或電梯廳，能不能架攝影機、能不能拉電，也要在簽約前問清楚。

這跟對外直播是兩回事。股東會的錄影是存證，留給日後查；法說會的影音是給投資人看的。 兩種會議要的畫面不同，要辦法說會的人可以看法說會場地那一篇。

非公開發行公司沒有這一條。要不要錄，看公司自己的議事規則。

股東會會場配置對照表：每個程序環節要配合的空間與設備

進了會場，位置怎麼排，一樣從規定回推。左欄是程序，中欄是範例寫了什麼，右欄是場地要配合的事。

程序環節	範例寫了什麼	場地要配合什麼
報到	開會前三十分鐘、明確標示、適足人員	會場外的獨立空間、分線桌位、指標
出席證件	出席證或簽到卡；徵求人帶身分證明	代理人與徵求人另開一條線
主席與列席	主席由董事長擔任；律師、會計師得列席	主席台、列席人員的座位
股東發言	填發言條；用公司配置的擴音設備	發言麥克風、收發言條的人
表決與計票	計票在會場內公開處，當場宣布結果	投票箱的位置、看得到的計票桌
統計表	徵求、代理、書面與電子出席的股數要在場內揭示	公告板或螢幕
秩序	會務人員佩識別證或臂章；糾察員佩「糾察員」字樣	保全站位、出入口管制
存證	報到、會議、投票計票全程錄音錄影	三處機位、不中斷的電力

幾個容易排錯的地方：

股東會的計票桌不能放到後台。 範例第 13 條寫，計票作業「應於股東會場內公開處為之」，計票完成後「當場宣布表決結果，包含統計之權數」。計票桌要放在股東席看得到的地方，周圍留一圈空間，不要被人圍住。監票人員就在計票桌旁。

監票這一塊，民國 115 年多了一層。證交所 2026 年 3 月的新聞稿說明，範例第 13 條新增幾項：董事選舉的候選人超過應選席次，或有解任董事、合併、分割這類重大議案時，「宜由主席指定律師、會計師或公證人為監票人」，而且不能是公司或關係企業的董事、經理人或受僱人。新聞稿說這是參考國際上監票人的規定；例如美國德拉瓦州公司法第 231 條，要求公司在股東會前先指派監票人，並在會中宣布每一案開始與截止投票的時間。計票桌旁要替外部監票人留座位；投票幾點截止，也要讓全場看得到、聽得到。

統計表要讓進場的人看得到。徵求人徵得的股數、受託代理人代理的股數、用書面或電子方式出席的股數，範例第 16 條要求開會當天「於股東會場內為明確之揭示」。貼在入口，或放在側邊螢幕都可以。

股東發言一律走公司的麥克風。 範例第 17 條：會場備有擴音設備的，股東不用公司配置的設備發言時，主席得制止。這樣每一句發言都進得了錄音。

視訊輔助股東會的實體會場：訊號怎麼送出去、斷線怎麼辦

股務處理準則第 44 條之 9 把股東會視訊會議分成兩種。視訊輔助股東會，是開實體股東會、同時用視訊輔助，股東可以選一種方式參加；視訊股東會，是不開實體會議，只用視訊。

視訊平台不是場地提供的。準則第 44 條之 10 規定，視訊會議的事務要委外辦理，受託的只能是代辦股務機構或證券集中保管事業。場地要做的，是把會場的畫面與聲音穩定地送上那個平台。

準則沒有規定會場的網路要多快。下面是照程序推出來的安排：

• 一條專用的有線網路，不跟現場來賓的無線網路共用。
• 一條備援線路。
• 音控台留一路輸出給視訊平台，主席與發言股東的聲音都在裡面。
• 平台的操作人員有固定座位，看得到主席。

斷線的時候，實體會場要能自己把會開完。 範例第 21 條：開視訊輔助股東會，視訊無法續行時，扣掉視訊出席的股數，出席股份總數仍達法定定額的，「股東會應繼續進行」。

就算是純視訊的股東會，也需要一個房間。範例第 20 條：主席及紀錄人員「應在國內之同一地點」，主席要在開會時宣布地址。

股東會場地租借時段與訂場時程：租期怎麼抓、多早要訂

談股東會場地租借，租期不能只抓議程的長度。把範例裡的時間加起來：

• 報到：至少開會前 30 分鐘。
• 延後開會：出席股數不足，主席得延後兩次，合計不超過 1 小時（第 9 條）。
• 議程：議事未終結前，主席不得逕行宣布散會（第 10 條）。
• 計票：每一案都要投票、計票、宣布。

範例還替「場地用不完」寫了一條。第 18 條：議程未終結前，「開會之場地屆時未能繼續使用，得由股東會決議另覓場地繼續開會」。官方範例會寫這一條，表示場地時間到了、會還沒開完，是真的會發生的事。 簽約前要問兩件事：超時怎麼計、當天後面有沒有接別的活動。

那多早要訂？有兩個公開的依據。

第一個是通知。通知上要讓股東知道在哪裡開會，上市櫃公司的範例還要求寫出報到處地點；公開發行公司的常會通知要在 30 日前寄出，非公開發行公司是 20 日前。寄通知之前，場地一定要簽好。

第二個是日期登記，只跟上市、上櫃、興櫃公司有關。金管會 2023 年 1 月的新聞稿說明，股東常會日期要事前登記，自民國 111 年起每日召開家數上限是 80 家。證交所 2025 年 1 月 3 日的新聞稿寫，當年登記開放當天，到下午 2 時已有 95.57% 的公司完成登記，5 月下旬與 6 月共有 10 個日期額滿。

以 2025 年來看，這類公司的股東會日期在一月初就定了。場地要趕在日期登記之前談好，實際上是前一年年底的事。 股東常會依公司法第 170 條要在會計年度終了後六個月內召開；曆年制的公司最晚 6 月底要開完，日期自然擠在 5、6 月。

股東會場地場勘要問的十個問題

帶著自家的議事規則去場勘，照這張清單問：

1. 從捷運站或停車場到報到處，沿路能不能放指標？
2. 報到處設在哪裡？放得下幾張桌子、幾條排隊線？
3. 報到處拍得到、收得到音嗎？
4. 會場最早幾點可以進場佈置？
5. 股東發言的麥克風有幾支？聲音能不能直接進錄音？
6. 計票桌放哪裡，股東席看得到嗎？
7. 統計表可以貼在哪裡，或用哪一面螢幕顯示？
8. 錄影可以連續錄幾小時？有沒有備援？
9. 有沒有專用的有線網路與備援線路？
10. 超時怎麼計？當天後面有沒有接別的活動？

容納人數另外問。場地網頁上的人數是照排法算出來的配置數字；法規上可以容納多少人、逃生動線怎麼留，要請場地提供書面資料。 有疑問就向主管機關確認。

場地能配合的是空間、設備與現場人力；程序本身，仍由公司與股務代理機構、律師負責。 位在捷運南京復興站步行約 5 分鐘的 RED SPACE，地下一樓約 1,000 坪、隔間可以拆裝，能依到場人數配置 15 人到 2,500 人的空間，場內有 LED 牆、燈光音響與攝錄影直播；場勘時把議事規則帶來，一條一條對。

常見問題