簽到表範本：會議、課程、活動三種欄位怎麼放，附個資告知與保存期限

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

主管交代一句：「明天開會，簽到表印一下。」打開電腦搜「簽到表」，跳出來一整排學校和縣府的空白表格。有的只有姓名和簽名，有的要電話、Email，有的連身分證後四碼都要填。到底該照哪一張？

答案不在表格長相，在你之後要拿這張表做什麼。簽到表收哪些欄位，由它之後要拿去證明什麼決定。這篇整理會議、課程、活動三種最常見的簽到表範本，也講清楚什麼時候要簽退、表頭要寫哪些告知、用完要留多久。

簽到表是什麼：記錄誰、在什麼時間到場的那張表

簽到表是讓到場的人自己簽名，證明「我今天有來」的表。英文最常叫 sign-in sheet；課程與會議也常寫 attendance sheet，意思偏「出席紀錄」。

它跟報名表不一樣。報名表收的是「打算來的人」，簽到表收的是「真的來了的人」。兩張對起來，才看得出到場率，也才知道下次餐點、座位要抓多少。

它也不是簽到台。當天要開幾個通道、隊伍會排多久、要派幾個人顧，那是現場流量的問題，站上〈活動簽到怎麼安排〉那篇有一套算法；這篇只講那張表本身。

簽到表真正的價值，是事後還查得到：誰來了、幾點來、待到幾點。想像成收據就懂了。收據不是給當下看的，是給之後要對帳的人看的；簽到表也一樣，它的讀者是之後要寫會議紀錄、報時數、做核銷的那個人。

簽到表要放哪些欄位：先決定這張表之後要證明什麼

很多人做簽到表的習慣是「多收一點比較保險」。結果一張會議簽到表上有電話、Email、生日，會開完就收進抽屜，沒有人再用過。欄位不是越多越保險，多收一欄就多一份保管責任。那張紙放在誰的桌上、會不會被翻、什麼時候丟，全都變成主辦方的事。

比較好的順序是反過來：先問這張表之後要拿來做什麼，再決定欄位。

用途	這張表要證明什麼	需要的欄位
出席紀錄	誰出席、誰列席、誰請假	姓名、單位或職稱、簽名
計算時數	誰從幾點待到幾點	再加簽到時間、簽退時間
核銷憑證	活動真的辦了、到場幾人	活動名稱、日期、地點、出席人數、承辦人簽名
會後聯繫	之後要寄資料給誰	聯絡方式，另外一張收

同一場活動可能同時有兩三種用途，例如一場內訓既要出席紀錄，也要報時數。欄位只加「真的會用到」的那一欄，用不到的就不要印。

這不只是整理習慣。台灣的個人資料保護法第 5 條寫明，蒐集個人資料「不得逾越特定目的之必要範圍」。簽到只是為了確認出席，就沒有理由收生日或身分證字號。英國的資訊專員辦公室（ICO）在資料最少化原則裡講得更直接：不可以因為「以後可能用得到」就先收起來（英國的做法，台灣仍以個資法為準）。

有一個官方範例很值得看。職業安全衛生教育訓練規則附的〈格式十二 學員簽到紀錄〉，每個學員只有「姓名」與「簽名」兩格，連電話都沒有。連要保存好幾年的法定訓練紀錄，學員那一格也只收姓名與簽名。

簽到表要不要簽退：只要算時數，就要有簽退

之後要算時數，就要簽退；只要確認有沒有來，簽到就夠。原因很單純：簽到只證明一個人「來過」，不證明他「待滿」。

內政部有一則函釋剛好說明這件事。地方民意代表的出席費，是以「未請假並有出席會議簽到之事實」來判斷，函釋提到代表簽到後因故離席，當天的出席費仍應發給；至於「簽到之事實」實際怎麼認定，函釋交給各議會的議事人員依權責判斷。這是民意機關的規定，不能直接套到企業，不過它點出一件事：在只看簽到的制度裡，簽完名就走的人，紀錄上跟待到最後的人一樣。

常見的情況是這樣：一場 40 人、半天的內訓，簽到表只有簽到欄。課後人資要幫每個人報學習時數，主管問「下午有幾個人先走？」承辦人只能憑印象回答。不是誰說謊，是那張表本來就證明不了。

做法	證明得了什麼	適合的場合
只有簽到	這個人來過	一般會議、對外活動
簽到加簽退	這個人從幾點待到幾點	半天以上的課程、要報時數的訓練
每節或每天點名	中途離開也看得出來	法定訓練、連續多天的課程

法定訓練是最嚴格的例子。職安教育訓練規則的格式十二要寫上課時間從幾時幾分到幾時幾分，附註寫明遲到 15 分鐘視為曠課、輔導員在每天第一節開始 20 分鐘後點名；規則第 33 條也要求，學員缺課時數達課程總時數五分之一以上，訓練單位要通知退訓。

政府補助的課程與時數認證，各有自己的作業規定，簽退怎麼簽、時數怎麼算、出席要到多少比例，一律以該計畫的作業手冊與承辦單位的要求為準，開課前先問清楚，不要自己猜。

會議簽到表範本：出席、列席、請假分開記

會議簽到表最常見，也最容易做得太複雜。內政部營建署在一則函裡引用會議規範第 11 條第 1 項，列出議事紀錄的主要項目，其中有「出席人姓名及人數」「列席人姓名」「請假人姓名」。會議簽到表要做的，就是把這三種人分開記，會議紀錄的人數直接照抄。

表頭可以直接照打：○○公司○○會議簽到表／日期：○年○月○日／時間：○時○分至○時○分／地點：○○會議室／主席：○○○／記錄：○○○

欄位	怎麼填	為什麼要有
職稱或單位、姓名	事先把應出席的人印好	簽名潦草時認得出是誰
簽名	本人簽	證明本人到場
出席、列席、請假	列席另起一區；請假由承辦人註記	會議紀錄的人數照這裡寫

事先把應出席名單印在表上，簽名的人只要找到自己那一列，誰沒來一眼就看得出來。列席的人（例如來報告的同事、廠商）另外留幾列空白，不要混在出席名單裡；請假的人由承辦人在旁邊註記「請假」，會後寫紀錄時才不會漏。

同一則函也提醒，出席簽到名冊一樣受個資法規範，要依第 5、19、20 條處理。內部會議通常只有姓名、單位與簽名，問題不大；只要開始加欄位，就要回頭想用途。

教育訓練簽到表範本：簽到、簽退、講師簽名

教育訓練簽到表跟會議版的差別，是多了時間。課後要報學習時數、要附在核銷資料裡，表上就要看得出每個人幾點進、幾點出。

表頭可以直接照打：○○課程簽到表／日期：○年○月○日／上課時間：○時○分至○時○分／地點：○○教室／講師：○○○／承辦人：○○○

欄位	怎麼填	為什麼要有
編號、姓名、單位	事先依報名名單印好	對照報名的人
簽到時間與簽名	進教室時本人填	證明幾點開始
簽退時間與簽名	離開時本人再簽一次	時數照這兩個時間算

表格最下面再留兩格：講師簽名、承辦人簽名，各在課後簽一次，證明這堂課真的上了、名單是承辦人核對過的。

職安規則格式十二的附註還有兩件事值得照做：簽名不可以用紅筆或鉛筆、不可以塗改；有人代簽要當場糾正。簽到表要拿去報時數或核銷，就要像對待憑證一樣對待它。簽錯了就劃線重簽，不要塗掉。

課程本身怎麼設計、講師怎麼找，可以看站上〈教育訓練怎麼規劃〉；簽到表要附進核銷資料的話，公司內部怎麼跑流程，〈活動場地租用從報價到核銷的流程〉那篇有一張時程表。

活動簽到表範本：傳閱的那張只留姓名與簽名

講座、發表會、說明會這類對外活動，主辦方常想順便收來賓的電話與 Email。問題是，一張紙從第一個人傳到第五十個人，前面四十九個人的電話全被看光了。

做法是拆成兩張：傳閱的簽名頁只留姓名、單位與簽名，聯絡資料讓每個人各自填。

• 傳閱的簽名頁：編號、姓名、單位、簽名。
• 聯絡資料：讓想留資料的人填一張自己的小單子、投進盒子；或是掃 QR Code 填線上表單。
• 兩張的表頭都寫上用途與保存期限。

欄位	放在哪	為什麼
姓名、單位、簽名	傳閱的簽名頁	確認出席就夠了
電話、Email	各自填寫的單子或線上表單	別人看不到，也能選擇不留
用途與保存期限	兩張的表頭都寫	讓填的人知道資料拿去做什麼

拆開之後，簽名頁就算被翻閱，也看不到任何人的電話；聯絡資料是來賓自己決定要不要留，主辦方之後寄資料也更有底氣。尾牙、春酒這類內部活動要收眷屬人數、飲食限制時，道理一樣，站上〈尾牙邀請函範本〉那篇整理過出席回覆表該收到哪裡為止。

簽到表的個資告知與保存期限：表頭寫清楚，用途結束就刪

姓名、職業、聯絡方式，都是個資法第 2 條所稱的個人資料。主辦方向來賓收這些資料時，第 8 條要求明確告知六件事。表頭不用寫成一篇聲明，一段話就能涵蓋：

第 8 條要告知的	表頭可以這樣寫
誰在收、收來做什麼	本表由○○公司蒐集，用於確認本次活動出席與寄送會後資料
收哪些、用多久用在哪	收姓名、單位與您自願留的聯絡方式，保存至○年○月○日後銷毀
您的權利、不提供的影響	可向○○○查詢、更正或要求刪除；不留聯絡資料不影響入場

告知寫在表頭、讓來賓自己決定要不要留，比事後補一句「資料絕對保密」可靠得多。個資法第 7 條第 3 項也寫到，明確告知第 8 條的事項之後，當事人沒有表示拒絕、而且提供了資料，推定為同意。英國 ICO 的〈Right to be informed〉建議用分層告知：現場放簡短版，完整說明放在網頁或另一張紙上（英國的做法，可參考，不代表台灣的規定）。

保存期限跟著用途走：

情況	保存多久	依據
一般會議、對外活動	用途結束、核銷完成就刪	個資法第 11 條第 3 項
法定的安全衛生教育訓練	專業訓練至少十年；一般與在職訓練三年	職安教育訓練規則第 29、31 條
員工上下班出勤	五年	勞動基準法第 30 條

個資法第 11 條第 3 項規定，蒐集的特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人請求刪除、停止處理或利用。一般活動的簽到表，活動辦完、核銷完，就沒有一直留著的理由。紙本用碎紙機，電子檔連同雲端分享連結一起刪。

保管期間也要有人負責：紙本放進有鎖的櫃子或封套，電子檔不要躺在工作人員的手機相簿。個資法在 114 年 11 月 11 日修正，非公務機關的安全維護義務改寫在新增的第 20-1 條，部分條文的施行日期由行政院另定，實際適用的條文以全國法規資料庫的最新版本為準。

簽到表製作：Excel、Google 表單與紙本各注意什麼

用 Excel 做紙本簽到表，最常卡在列印。先做三件事：把表頭設成每頁重複列印、每頁固定筆數（一頁十到十五列，簽名才有空間）、最後多留幾列空白給臨時來的人。名單事先排好，比讓來賓現場從頭寫姓名快很多。

用 Google 表單做線上簽到表，回覆可以自動存進 Google 試算表（Google 文件編輯器說明中心），現場貼一張 QR Code 就能填。要注意兩件事：線上表單一樣在收個資，表單開頭照樣要寫告知；試算表的分享權限只開給要用的人。

紙本的優點是不怕斷網、長輩也會用；線上的優點是不用事後打字。常見的折衷是紙本簽名頁當正本、線上表單收聯絡資料，兩張剛好對應上面的拆法。簽到台怎麼擺、現場要幾個人，回頭看〈活動簽到怎麼安排〉那篇就好。

如果活動辦在台北捷運南京復興站附近的 RED SPACE 多元商務空間，場勘時可以順便確認入口的報到區放得下幾張桌子，簽名頁與聯絡資料各放一張，動線會更清楚。

常見問題