會議議程範本：報告、討論、臨時動議的順序，附開會通知寫法

作者｜RED SPACE　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

主管丟來一句：「下週二開會，議程你先排一下。」打開上一次的檔案，上面只有三行：業務報告、專案進度、其他。照抄寄出去，當天大家邊開會邊翻資料，最該拍板的那件事排在最後，還沒輪到就到點了。

議程不是排給工作人員看的時間表，是寄給與會者的開會順序：讓每個人進門前就知道今天要決定什麼、要先看哪份資料。這篇整理正式會議與工作會議兩種議程範本，也講清楚報告、討論、臨時動議怎麼排，以及開會通知怎麼跟議程一起寄。

會議議程是什麼：寄給與會者的開會順序，不是工作人員的流程表

會議議程（agenda）是開會前寄給與會者的一份清單，列出這次要報告什麼、討論什麼、決定什麼，以及各花多少時間。它有點像出發前發給團員的行程表：拿到之後，才知道哪天要早起、哪天要帶什麼。

它常被跟兩份文件搞混。一份是活動當天的流程表，給主持人、音控、攝影看，寫的是幾點誰上台、燈怎麼切；另一份是會議紀錄，開完會才寫，記的是決議結果。

文件	給誰看、什麼時候用	回答什麼
會議議程	與會者，會前寄出	要談哪些事、要決定什麼、先看什麼資料
流程表	工作人員，活動當天	幾點誰上台、設備怎麼切換
會議紀錄	與會者與存檔，會後寫	決議了什麼、誰負責、期限到哪天

同一份文件同時寄給與會者、又發給工作人員，通常兩邊都不好用。與會者不需要知道音控幾點切影片，工作人員也不需要看提案說明。大型活動的流程表怎麼抓時段，站上〈活動流程排了還是會卡〉那篇有一套算法；這篇只談議程。

議程到底有沒有用，有研究查過。Leach 等人在 2009 年發表於《Journal of Business and Psychology》的研究，調查了兩組上班族（958 人與 292 人），發現議程的使用是預測會議效能感受的重要設計特徵之一，而與會者有沒有投入，是中間那座橋（英文，同儕審查）。2011 年 Cohen 等人用 367 位上班族、18 項會議設計特徵再驗證一次，議程使用仍然跟會議品質有關（英文，同儕審查）。研究講的是「有在用議程」，不是「有寄出一份議程」；議程要讓與會者知道怎麼參與，才發揮作用。

會議議程的表頭：會議名稱、時間地點、主席與紀錄先寫清楚

表頭的工作，是讓人一眼確認「這是哪一場、在哪、誰主持、誰記錄」。可以照下表直接寫：

表頭欄位	怎麼寫	為什麼要有
會議名稱與會次	○○公司第○次部門會議	同一種會議開很多次，會次讓紀錄對得起來
日期與起訖時間	○年○月○日 ○時○分至○時○分	寫到幾點，會議才有終點
地點或連結	○○會議室；線上會議附連結	第一次來的人找得到
主席、紀錄	主席○○○、紀錄○○○	誰主持、誰寫紀錄，事先講好
出席、列席	應出席與受邀列席的人	列席的人知道自己只到哪一段

起訖時間一定要寫「到幾點」，只寫開始時間，會議就沒有終點。列席的人如果只需要參加其中一案，議程上註明「○○○列席第二案」，他就不用整場坐著。

出席、列席、請假在紀錄上怎麼分開記，站上〈簽到表範本〉那篇有整理；議程上只要列出邀請了誰。

正式會議議程的順序：照《會議規範》從報告事項排到臨時動議

有表決的正式會議，例如理監事會、委員會、社團大會、管委會，台灣最常照內政部《會議規範》第 8 條的「會議程序」排。這條規定開會應該事先編好程序，順序是：

1. 宣布開會：報告出席人數，主席報告議程與各項預定時間，徵詢出席人有無異議。
2. 報告事項：宣讀上次會議紀錄、報告上次決議執行情形、委員會或委員報告、其他報告。
3. 討論事項：前次會議遺留的事項、本次預定討論的事項、臨時動議。
4. 選舉（有必要時可以移到討論事項之前）。
5. 散會。

報告在前、討論在後，是讓大家先掌握現況，再做決定。「上次決議執行情形」排在很前面，也有用意：上次說好要做的事，開新議題之前先交代進度，決議才不會開完就沒人管。

這份規範要不要照，看是什麼會。內政部 106 年的函釋說明，《會議規範》是讓民眾與團體開會時有可以遵循的依據；團體自己訂了會議規則，就照自己的規則；沒訂的，經團體決議採用《會議規範》，才具有強制效力。公司內部的工作會議沒有義務照它，但正式會議借用它的順序，大家最容易看懂。

正式會議議程範本可以照這樣寫（○的地方自己填）：

• 表頭：○○協會第○屆第○次理事會議議程／時間：○年○月○日○時○分至○時○分／地點：○○會議室／主席：○○○／紀錄：○○○
• 一、主席宣布開會（報告出席人數）
• 二、確認議程
• 三、報告事項：（一）宣讀上次會議紀錄（附件一）（二）上次決議執行情形（附件二）（三）○○組工作報告
• 四、討論事項：第一案　案由：○○○，請討論。說明：○○○。辦法：○○○。決議：（留空）
• 五、臨時動議
• 六、散會

考試院的會議議程就是這種寫法的實例：考試院第 12 屆第 12 次會議議程分成甲、報告事項，乙、討論事項，丙、臨時動議；每個討論案結尾寫「請討論」，下面留一行「決議：」，附件則標明「原件印附議程第 2 頁至第 10 頁」。議程上先留「決議：」那一行，開完會這份議程就是會議紀錄的底稿。

報告事項與討論事項怎麼分：知道就好，還是要做決定

最簡單的判斷：這一項講完，需要大家表態嗎？不需要，放報告事項；需要，放討論事項。

類型	這一項要做到什麼	議程上怎麼寫
報告	讓大家知道就好，不表決	報告人與資料附件，時間抓短
討論	收集意見，這次不一定拍板	寫出要大家回答的問題
決定	這次就要拍板	案由、說明、辦法，下面留決議欄

討論事項要寫成一個可以回答的問題，不要只寫一個主題。「年終活動」是主題，大家只能各說各話；「年終活動要不要從十二月底改到一月中旬」才是可以決定的問題。

把「要做到什麼」標在每一項旁邊，與會者就知道哪一段要帶意見來、哪一段只要聽。國外大學的治理單位也是這樣分：加拿大亞伯達大學的議程與會議資料指引要求每一項標出時間，例行、沒有爭議的決定集中成一區一次處理，只需要知道的事放進書面報告，不在會上逐一討論；複雜的決定先拿來討論一次，下一次會議才請大家表決（英文，加拿大，國外大學的做法，台灣各團體仍以自己的議事規則為準）。報告能書面就書面，會議時間留給真正要討論與決定的事。

工作會議議程範本：議題、目的、時間、負責人

部門週會、專案會議不需要宣讀紀錄，也很少表決。這類會議用四件事就夠：議題、這一項要做到什麼、時間、誰負責。

先看一個常見的情況。一份週會議程只有三行：「業務報告、專案進度、其他」。當天業務報告講了四十分鐘，專案進度裡那個要決定的上線日期被擠到最後五分鐘，結論是一句「下次再說」。不是誰不認真，是議程上根本看不出哪一項要決定。

改寫成這樣，同樣一小時，順序就不一樣了：

議題	要做到什麼	時間與負責人
新官網上線日期	決定（附時程表）	20 分鐘，行銷主管
客訴處理流程	討論（附三週客訴統計）	15 分鐘，客服組長
上週待辦追蹤	報告	10 分鐘，各負責人
本週業務數字	報告（書面先看）	10 分鐘，業務組
臨時事項	視時間	5 分鐘，主席

要決定的事排第一，例行報告排後面，就算超時，被壓縮的也只是報告。每一項旁邊括號寫的資料，跟議程一起寄出去。

要做的不是一整天的共識營？那種會議的議程要從「結束時要帶走哪幾個決定」回推，站上〈共識營規劃重點〉那篇有完整排法；一般工作會議照上面這張表就夠了。

臨時動議怎麼處理：重要的事不要留到最後才提

臨時動議是議程上沒有、開會時有人臨時提出的事。依《會議規範》，它排在討論事項的最後；而動議必須有一人以上附議才成立（第 32 條）。

它的位置決定了一件事：輪到臨時動議時，時間通常所剩無幾、有人已經先走了。真正重要的事，應該事先列進討論事項，而不是留到臨時動議。想提案的人，最好在議程寄出之前就跟主席或承辦人說，排進正式的討論事項，資料也能一起寄。

公司的股東會更嚴格。公司法第 172 條規定，選任或解任董事監察人、變更章程、減資、公司解散合併等事項，要在召集事由中列舉並說明主要內容，不得以臨時動議提出。股東會的法定議案與通知期限，站上〈股東會怎麼辦〉那篇有整理。

會議議程要跟開會通知一起寄：通知單欄位與附件先到

開會通知回答「什麼時候、在哪、誰要來、為什麼開」，議程回答「進去之後依序談什麼」。兩份一起寄，與會者才能排時間，也能事先準備。《會議規範》第 3 條也寫到，召集人應在適當時間前，把開會事由、時間及地點通知出席人；可能時，並附送議程及有關資料。

政府機關的開會通知單有固定格式。行政院《文書處理手冊》把開會通知單列為「召集會議時使用」的公文，格式欄位如下表；手冊也寫明，召集會議可以用開會通知單、電子郵件或電話通知。公司內部不必照抄公文格式，但這幾個欄位拿來寫一封開會通知的 email，剛好一項不漏。

通知單欄位	寫什麼	公司 email 可以這樣寫
開會事由	為什麼開這個會	主旨：○月○日○○會議通知（請回覆出席）
時間、地點	起訖時間、會議室或連結	內文第一段直接寫
主持人、聯絡人及電話	誰主持、有問題找誰	聯絡人留分機
出席者、列席者	誰要來、誰只到某一段	收件人與副本分開
附件、備註	議程、討論資料、停車資訊	附議程與資料，備註寫要先看哪份

議程要多早寄，沒有一個適用所有會議的天數。公司董事會有法律規定：公司法第 204 條要求董事會召集應於三日前通知各董事及監察人，並載明事由（章程可以訂得更長；公開發行公司由證券主管機關另定）。前面提到的亞伯達大學指引，則是盡可能在會前一週寄出會議資料。一般工作會議抓兩到三個工作天，要讀的資料多就再提早；寄出時把「哪一案要先看哪份附件」寫在議程上。

開會當天的議程：先確認議程，要決定的事排前面

議程寄出去，還只是草案。《會議規範》第 8 條把「主席報告議程後，應徵詢出席人有無異議」列為開會的第一段；美國《Robert’s Rules of Order》的官方問答也說，議程要在會議一開始經與會者通過才是正式議程，開會時任何人都可以提議修正；常見的誤會是以為主席說了算（英文，美國）。議程在開場被確認，才算大家一起決定今天要談什麼。

開會當天，議程要用起來，抓三件事：

• 需要決定的事排前面，例行報告可以縮短或改成書面。時間不夠時被壓縮的，才不會是最重要的那一案。
• 每一項的時間由主席或計時的人提醒，快到了就先問：「這案今天要表決，還是先延到下次？」
• 散會前，主席把決議和負責人念一遍。紀錄照議程的順序寫，每一案的「決議：」欄填上去就好。

需要分組討論的會議，議程上全體與分組兩段的切換，也要先跟場地確認。像 RED SPACE 多元商務空間在捷運南京復興站附近的地下一樓，隔間可以拆裝，場勘時可以照議程把全體與分組兩段走一次，看桌椅與隔間怎麼換最順。

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